Dématérialisation de justificatifs de frais et réorganisation de la politique voyage

De la sphère publique aux grands compte, en passant par les PME, toutes les structures ont à cœur de simplifier leur circuit de notes de frais. Une décision qui passe désormais par un processus de dématérialisation des justificatifs. Car c’est l’une des tâches les plus lentes et à plus faible valeur ajoutée qui monopolise les salariés plusieurs heures par mois : saisir, photocopier, acheminer manuelle des notes de frais qui risquent à tout moment d’être égarée, abîmée, et doivent subir plusieurs validation avant de pouvoir être remboursées.

En numérisant les justificatifs, le salarié fait circuler sa notes de frais par voie électronique à son supérieur, au service comptabilité, grâce à une étape de scannérisation qui peut être externalisée auprès d’un prestataire de service. Parcours accéléré, traçabilité considérablement améliorée et automatisation des tâches optimisée : les logiciels de gestion de notes de frais intégrant une dématérialisation des justificatifs augmentent largement la fiabilité de la procédure.

Et pour les entreprises soucieuses de développement durable, l’économie de papier ou d’enveloppe constitue un levier d’action supplémentaire pour un management plus respectueux de l’environnement.

Gestion de note de frais : Dimo Gestion et sa solution logicielle Notilus est le leader sur le marché de la gestion des voyages et frais professionnels. Il permet de gérer les ordres de mission, demandes de réservations via agence, Ebooking, notes de frais, cartes affaires ou corporate, prise en compte des politiques de voyage et remboursement de frais, validation hiérarchique via workflow électronique, factures prestataires de services, traitements comptable et analytique avec intégration dans l’ERP, analyses et tableaux de bord.

Notilus a mis en place un principe de fonctionnement très simple pour permettre à ses clients de dématérialiser leurs justificatifs de frais : le salarié scanne ou faxe ses notes de frais sur un serveur sécurisé. Ceux-ci apparaissent alors sur la plate-forme en ligne et sont directement visibles par le comptable, le supérieur hiérarchique et le collaborateur. Par ailleurs, dans le cadre de la loi sur les travailleurs handicapés entrée en vigueur le 1^er janvier 2010, le travail de numérisation des justificatifs peut être effectué par un établissement adapté ou un CAT. Pour explorer toutes les fonctionnalités de Notilus GED (récupération de TVA, système de validation à plusieurs niveaux...), contactez-nous directement.