Notilus Expense
Notilus Expense accélère, optimise et automatise la gestion des notes de frais de façon rapide et efficace
Les tâches manuelles et fastidieuses associées à la note de frais sont éliminées.
Efficacement accompagné, le collaborateur est satisfait : il gagne en productivité, suit en temps réel l'état de ses notes de frais et est remboursé plus rapidement.
Grâce à un workflow de validation totalement automatisé, le supérieur hiérarchique approuve la note de frais avec une parfaite maîtrise et dans un délai record.
La comptabilité dispose d'un outil de contrôle ergonomique et fiable.
Les gains de productivité ainsi obtenus à tous les niveaux du process garantissent un taux d'adoption incomparable de la solution.
La simplicité d'utilisation et l'intuitivité plébiscitées par l'ensemble des utilisateurs et administrateurs de Notilus Expense permettent aux entreprises de toutes tailles et tous secteurs d'activité de mettre en place rapidement un moyen d'optimiser la globalité du process de gestion des notes de frais et contribuent à la rentabilité générale de l'entreprise.
Vos bénéfices
- Notilus Expense, un gestionnaire aux fonctions exhaustives
Tous les pans inhérents aux déplacements professionnels des collaborateurs gérés dans Notilus Expense
La puissance et l’avancée technologique permettent à Notilus Expense d’intégrer :
- la politique voyages de l’entreprise : règles internes en matière de remboursement des frais (réel plafonné, forfait, indemnités kilométriques, …) et les profils collaborateurs
- les devises (locale et étrangère)
- les avances ponctuelles en devises (locale et étrangère)
- les règles fiscales françaises ou étrangères (Angleterre, Allemagne, Benelux, Espagne, Italie…) telles que les déclarations de TVS, DADS, la gestion de TVA, les Per Diem allemands…
- les affectations analytiques (à l’affaire, au projet…)
- les workflows conditionnels et dynamiques
Des frais rationnalisés, organisés et maîtrisés
- Visualisation et tri des frais au fur et à mesure
- Paramétrage des zones de saisie en fonction des natures
- Les cartes affaires : l’assurance d’une information rapide, fiable et précise
Notilus Expense intègre automatiquement les relevés cartes (import quotidien, mensuel …). La nature des dépenses est pré-remplie.
Le collaborateur a la possibilité d’apporter un complément d’information (clientèle, projet, motif de déplacement) ou encore d’isoler toute dépense engagée à titre privé.
Le traitement des cartes affaires est réalisé sur la base d’un débit sur le compte de l’entreprise ou sur le compte personnel du porteur.
Notilus Expense traite les cartes affaires des réseaux AMEX, DINERS, VISA, MASTER CARD
- Un collaborateur satisfait par l’élaboration rigoureuse et optimale de sa note de frais
Une saisie multi facettes
Le collaborateur saisit sa note de frais rapidement et facilement grâce à l’intuitivité et la rapidité du module Notilus Expense.
Il élabore sa note de frais en mode off-line (déconnecté) ou on-line (connecté) et bénéficie des aides personnalisables intégrées dans Notilus Expense.
Un collaborateur informé
Il est en mesure de consulter directement l’état d’avancement de sa note de frais : depuis la validation jusqu’au paiement.
- Un supérieur hiérarchique épaulé
La puissance et la richesse fonctionnelle du workflow de validation de Notilus Expense procurent au supérieur hiérarchique une visibilité incomparable sur les frais de ses collaborateurs et lui permettent de valider les notes de frais rapidement et simplement.
- Envoi automatique de la note de frais au contrôleur concerné via messagerie (contrôleur variable ou fixe, x niveaux de contrôle (illimité)), workflow conditionnel par montant, par type de note…
- Consultation et approbation de la note de frais directement via messagerie, par connexion dans Notilus Expense (visions synthétiques ou détaillées) ou par délégation
- Aide au contrôle, mise en évidence d’anomalies (dépassement de plafond, dépenses effectuées le week-end, dépassement de limites en cumul…)
- Possibilité de refuser, modifier ou demander un complément d’information sur un frais
- Consultation de la mission liée
- Tout le processus de contrôle, d’approbation et de comptabilisation parfaitement orchestré
Notilus Expense facilite et accélère les tâches souvent fastidieuses du traitement des notes de frais qui incombent au service comptabilité.
- Envoi automatique des notes de frais validées aux services centraux (administratif, comptable, ressources humaines…) après validation
- Vérification automatique des pièces justificatives
- Automatisation des contrôles : arithmétique, critères de la politique de l’entreprise…
- Comptabilisation sans ressaisie de l’ensemble des pièces en comptabilité générale et analytique
- Récupération automatique de la TVA
- Interfaçage automatique avec le système d’information de l’entreprise (ERP)
- Génération des paiements, en général sous forme de virement
- Notilus, un service qui va toujours plus loin : la numérisation des justificatifs des notes de frais via Notilus GED
L’expérience de DIMO Gestion et la proximité avec nos clients ont conduit les équipes Notilus à développer une offre complémentaire à Notilus Expense pour assurer un service encore plus performant dans le domaine des déplacements professionnels : la gestion dématérialisée des justificatifs de notes de frais.
Un principe de fonctionnement très simple :
- Le collaborateur faxe ses justificatifs sur un serveur sécurisé ou les scanne pour qu’ils soient automatiquement joints à la note de frais correspondante.
- Les justificatifs sont affichés en ligne pour le collaborateur, le responsable hiérarchique et la comptabilité.
- L’opération de numérisation des justificatifs peut être effectuée par vos voyageurs (ou un des services centraux) ou par un organisme tiers (ESAT, centres d’aide au travail).
Récupération de la TVA optimisée
La mise en place de Notilus Ged optimise la procédure de récupération de TVA : les dépenses pour lesquelles la TVA est récupérable sont identifiées rapidement et simplement par le service comptabilité.
